Zásady zpracování osobních údajů

Dále jen „Zásady“.

1. Správce osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů je společnost Kastner & Pieš, advokátní kancelář s.r.o., IČ: 07958692, se sídlem Pobřežní 620/3, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod spis. zn. C 310523 (dále jen „Advokátní kancelář“ nebo „my“).

2. Úvod

Cílem těchto Zásad je poskytnout Vám informace o zpracování Vašich osobních údajů, jakým způsobem je zpracováváme a shromažďujeme a jaký k tomu máme právní důvod. Dále k jakým účelům osobní údaje využíváme, komu je poskytujeme a v neposlední řadě bychom Vás tímto chtěli informovat také o Vašich právech, vyplývajících ze zpracování Vašich osobních údajů.

Tyto Zásady se aplikují při zpracování osobních údajů všech subjektů, jejichž osobní údaje shromažďujeme a používáme zejména v souvislosti s:

• používáním našich webových stránek https://kastnerpies.cz;
• poskytováním našich právních služeb a souvisejících činností (např. v souvislosti s návštěvou naší kanceláře nebo plněním zadání našich klientů);
• spoluprací s naší Advokátní kanceláři;
• obchodními a marketingovými sděleními a online komunikací;
• ochranou našich oprávněných zájmů;
• interakcí s našimi klienty;
• získáváním informací o uchazečích o zaměstnání.

3. Definice a právní předpisy

Co si představit pod pojmem osobní údaj podle těchto Zásad? „Osobní údaj“ znamená jakýkoli informace/údaj, který může být využit k identifikaci Vaší osoby, nebo který Vám lze jakožto fyzické osobě přiřadit.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s právními předpisy, především v souladu se zákonem č. 85/1996 Sb., o advokacii, Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Jakékoli výrazy použité v těchto Zásadách mají stejný význam jako v GDPR.

4. Jak získáváme Vaše osobní údaje

Vaše osobní údaje získáváme primárně přímo od Vás, na základě Vašeho zájmu o sdílení Vašich osobních údajů s naší Advokátní kanceláří, případně pokud nejste naším klientem, tak od našich klientů nebo jejich protistran a zástupců.

Vaše osobní údaje také získáváme při výkonu činnosti naší Advokátní kanceláře a od jiných třetích stran, kterou může být veřejný orgán (včetně soudů či správních úřadů), Váš zaměstnavatel, obchodní partner, případně můžeme získat Vaše osobní údaje z veřejně dostupných databázi.

5. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Mezi osobní údaje, které naše Advokátní kancelář zpracovává patří zejména, nikoliv však výlučně, níže uvedené osobní údaje a kategorie osobních údajů. Pro úplnost dodáváme, že vůči Vám nezpracováváme všechny níže uvedené osobní údaje, ale konkrétní rozsah zpracování osobních údajů, je stanoven na základě způsobu a účelu interakce s Vámi, jakožto subjektem osobních údajů.

• základní osobní identifikační údaje (např. jméno, titul nebo funkce, Vaše postavení vůči naší Advokátní kanceláři nebo našim klientům);
• kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, poštovní adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo);
• platební údaje související s poskytovanou službou (např. údaje o čísle bankovního účtu, údaje o provedených platbách, faktury);
• osobní údaje zpracovávané v souvislosti s poskytováním právních služeb (např. jméno a příjmení, rodné číslo, údaje o zdravotním stavu, údaje o výši příjmů, údaje o rodinných poměrech, Vaše funkce nebo postavení ve společnosti, která je naším klientem);
• údaje z návštěvy našich webových stránek (např. cookies, IP adresa, informace o Vašem zařízení);
• údaje, které nám sdělíte v rámci přijímacího řízení (např. informace o dosaženém vzdělání nebo praxi)
• jakékoliv další údaje, které poskytnete za konkrétním účelem zpracování na základě svého vlastního uvážení.

6. Důvody zpracování

Rozsah zpracování konkrétních osobních údajů vždy  souvisí s účelem zpracování popsaným v těchto Zásadách.

a) Plnění zákonných povinností

Při poskytování našich služeb jsme povinni plnit povinnosti vyplývající z právních a stavovských předpisů. Z tohoto důvodu jsme povinni pro soulad naší činnosti a řádný výkon našich služeb v souladu se zákonem zpracovávat Vaše osobní údaje.

b) Plnění smluvních povinností

Aby naše Advokátní kancelář byla schopná Vám poskytovat své služby na základě smlouvy, kterou s Vámi uzavřela, musí být oprávněná zpracovávat Vaše osobní údaje. V případech, kdy právní titulem zpracování je plnění smlouvy, jsou zpracovávány Vaše osobní údaje primárně v rozsahu daném charakterem smlouvy a v rozsahu základních osobních identifikačních údajů, jak jsou definovány výše v bodě 5 těchto Zásad.

c) Oprávněný zájem naší Advokátní kanceláře jakožto správce

Naše Advokátní kancelář chce vyvíjet svoji činnost efektivně, z těchto důvodů máme možnost zpracovávat Vaše osobní údaje z důvodu oprávněného zájmu. Jedná se například o zpracování Vašich osobních údajů, které jste nám poskytli jako naši klienti pro účely marketingu.

d) Plnění zákonných povinností

Naše Advokátní kancelář podléhá různým zákonným povinnostem od opatřeními proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, po účetní a daňové účely, pro tyto účely zpracováváme Vaše osobní údaje, ať již jako klienta, dodavatele či protistrany.

e) Souhlas

Advokátní kancelář zpracovává Vaše osobní údaje zásadně z důvodů uvedených v bodě 6 písm. a) – d) těchto Zásad. Ve výjimečných a zákonem stanovených případech může dojít ke zpracování Vašich osobních údajů na základě Vašeho souhlasu, a to v rozsahu a po dobu stanovenou v předmětném souhlase. Udělený souhlas ovšem můžete kdykoliv odvolat. Chtěli bychom Vás informovat, že odvolání souhlasu nedopadá na zpracování osobních údajů, ke kterému došlo před odvoláním souhlasu.

7. Účely zpracování při přijímacím procesu

Vaše údaje poskytnuté v rámci přijímacího řízení zpracováváme jen pro výše uvedené účely a důvody obsažené v bodě 6 těchto Zásad. Konkrétně za účelem:

• provádění přijímacího procesu v rozsahu nezbytném pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z pracovněprávních předpisů a GDPR a pro výběr nejvhodnějšího uchazeče o zaměstnání;
• provádění budoucích přijímacích procesů v případě souhlasu s účastí na dalších přijímacích procesech;
• provedení výzkumu spokojenosti s přijímacím procesem ve smyslu bodu 6 písm. c) těchto Zásad;
• přípravy pracovní nebo jiné smlouvy v případě kladného výsledku přijímacího procesu ve smyslu bodu 6. písm. b) těchto Zásad.

8. Uchovávání osobních údajů

Naší prioritou je osobní údaje uchovávat jen po dobu nezbytně nutnou pro splnění konkrétního účelu zpracování nebo po dobu, která je stanovena v právních předpisech. Za tímto účelem provádíme pravidelné posouzení potřebnosti zpracování určitých osobních údajů.  Dojdeme-li k závěru, že údaje již nejsou potřebné pro žádný účel, pro který byly v souladu s těmito Zásadami zpracovávány, údaje vymažeme.

9. Sdílení osobních údajů s třetími stranami

Vaše osobní údaje zásadně neposkytujeme jiným subjektům ani Vaše osobní údaje zpravidla nepředáváme subjektům mimo Advokátní kancelář vyjma subjektů přímo spolupracující s Advokátní kanceláři. Za přímo spolupracující subjekt dle těchto Zásad jsou považování advokáti, kteří mají uzavřenou smlouvu o trvalé spolupráci s Advokátní kanceláři a jejich případní zaměstnanci nebo odborní specialisté jako jsou např. externí poskytovatelé účetních a daňových služeb a externí poskytovatelé IT služeb či překladatelské agentury.

Výše uvedené sdílení jsme zavedli pro docílení možnosti nabídnout Vám co nejlepší služby, při plnění svých závazků a povinností ze smluv. Proto pokud je to účelné, využíváme výše zmíněné odborné specialisty, kteří jsou v postavení třetích stran. Pokud tyto třetí strany zpracovávají osobní údaje, které jim naše Advokátní kancelář předá, stávají se tyto třetí strany ve vztahu k osobním údajům zpracovateli dle GDPR a jako takoví mají povinnost se při zpracování řídit pokyny Advokátní kanceláře a osobní údaje nesmí využít, jakkoliv jinak. Zároveň z důvodu, aby tyto třetí strany dodržely standardy stanovené v těchto Zásadách uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, která zaručuje nejméně stejnou úroveň ochrany Vašich osobních údajů jako tyto Zásady.

Advokátní kancelář může poskytnout Vaše osobní údaje na základě plnění svých zákonných povinností, kdy údaje budou předány veřejným orgánům, soudům a orgánům činným v trestním řízení, kdy ovšem toto předání není v rozporu s naší povinností mlčenlivosti. V případě, kdyby k takovému předání mělo dojít, zavazujeme se, že z naší strany dojde k maximálnímu úsilí, abychom Vás předem o takovém poskytnutí osobních údajů informovali.

V případě poskytnutí osobních údajů pro účely přijímacího procesu mohou být Vaše údaje sdíleny i se subjekty poskytující služby v této oblasti či veřejnými orgány za účelem splnění zákonných povinností (např. pro daňové účely).

Nezpřístupňujeme osobní údaje příjemcům ve třetích zemích ani v rámci mezinárodních organizací.

10. Zabezpečení osobních údajů

Naše Advokátní kancelář používá přiměřená organizační, technická a další opatření pro ochranu osobních údajů, aby zajistila, že osobní údaje, které se nacházejí jak v elektronické, tak tištěné podobě, jsou uchovávány bezpečně a chráněny před neoprávněným přístupem, změnou, náhodnou ztrátou, zničením nebo zveřejněním. Naše bezpečnostní opatření jsou podpořena řadou bezpečnostních standardů, procesů a postupů, které pro Vás zavádíme v souladu s nejlepší péči o uživatele. Tato opatření jsou pravidelně kontrolována a testována a v případě potřeby jsou nahrazena novou aktuálnější verzí.

Naše bezpečnostní opatření zahrnují například ukládání údajů v prostorách s omezeným a kontrolovaným přístupem nebo v elektronických databázích, které jsou zabezpečeny přístupovými právy s individuálními identifikátory, zamezením přístupu v případě několika neúspěšných pokusů o přihlášení či nečinnosti a možnost znovuobnovení uzamčených přístupových identifikátorů. Dále opatření mimo jiné zahrnují zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, pravidelné zálohování a další.

Výše zmíněné bezpečnostní opatření požadujeme i po našich výše definovaných přímo spolupracujících subjektech, kteří zároveň, stejně jako naši zaměstnanci podléhají povinnosti mlčenlivost.

S ohledem na povahu internetové sítě však nemůžeme zcela zaručit zachování absolutní bezpečnosti osobních údajů předávaných prostřednictvím internetu. Při poskytování osobních údajů přes internet Vás vybízíme k opatrnosti. Naše Advokátní kancelář nemůže zaručit, že přístup k Vašim osobním údajům nezíská neoprávněná třetí strana v souvislosti s přenosem Vašich osobních údajů. Když proto poskytujete své osobní údaje přes internet, zvažte výhody a rizika, neboť např. za situace, kdy nás písemně nebudete informovat, že pro předání určitých údajů požadujete přijetí specifických bezpečnostních opatření, použijeme pro předávání těchto údajů obvyklé internetové komunikační služby – primárně e-mailovou komunikaci.

11. Vaše práva

V souladu s GDPR a lokálními právními předpisy na ochranu osobních údajů máte následující práva:

• Právo na opravu nebo vymazání jakýchkoli nesprávných nebo neúplných osobních údajů, které o Vás Advokátní kancelář uchovává.
• Právo na přístup k osobním údajům, které o Vás Advokátní kancelář uchovává.
• Právo vznést v některých případech a z oprávněných důvodů námitky proti zpracování Vašich osobních údajů.
• Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo souhlas odvolat.
• Právo v určitých případech na omezení zpracování Vašich osobních údajů
• Právo nebýt vystaven automatizovanému rozhodování, jehož cílem je posoudit určité osobní aspekty, které se Vás týkají, jako jsou například analýzy založené na chování.
• Právo na přenositelnost osobních údajů Vám nebo jinému správci, pokud je to technicky proveditelné, a to v těch případech, kdy jste nám poskytli své osobní údaje s Vaším souhlasem nebo jako součást smlouvy a jsou zpracovány automatizovaně.
• Právo podat stížnost u svého vnitrostátního dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů nebo uplatnit právo na náhradu způsobené škody. V České republice je příslušným dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů.

Zároveň máme z pozice správce oznamovací povinnost ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování, kdy Vás, pokud to bude možné nebo to nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí, budeme o takových změnách vždy informovat.

Pokud si přejete uplatnit některé své výše zmíněné právo a/nebo získat příslušné informace, můžete nás kontaktovat skrze níže uvedené kontaktní údaje.

12. Jak nás můžete kontaktovat?

Pokud máte otázky týkající se rozsahu, použití, změny nebo vymazání osobních údajů, které jste nám poskytli, nebo pokud si přejete odvolat svůj případný souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů ze strany naší Advokátní kanceláře, kontaktujte nás prosím ne e-mailovou adresu: info@kastnerpies.cz.

13. Aktualizace těchto Zásad

Tyto Zásady jsou účinné od 1. dubna 2019 za účelem zajištění informační povinnosti Advokátní kanceláře podle GDPR. Zároveň bychom Vás tímto chtěli upozornit, že tyto Zásady mohou být aktualizovány, kdy účinnost změn obsažených v aktualizaci, nastane po zveřejnění předmětné aktualizace na webových stránkách naší Advokátní kanceláře.