Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“)

1. Totožnost správce

Správcem Vaších osobních údajů je Kastner & Pieš, advokátní kancelář s.r.o., IČ: 07958692, se sídlem Neklanova 152/42, Vyšehrad, 128 00 Praha 2 (dále jen „Advokátní kancelář“), která si Vám dovoluje předložit tato pravidla zpracování osobních údajů, která vysvětlují naše postupy a metody, které používáme proto, abychom zajistili dostatečnou bezpečnost Vaších osobních údajů.

2. Úvod

Cílem těchto Zásad je poskytnout Vám informace o zpracování Vaších osobních údajů, jakým způsobem je zpracováváme a shromažďujeme a jaký k tomu máme důvod. Dále k jakým účelem osobní údaje využíváme, komu je smíme poskytnout a v neposlední řadě bychom Vás tímto chtěli informovat také o Vaších právech, vyplývajících ze zpracování Vaších osobních údajů.

Tyto Zásady se aplikují při zpracování osobních údajů všech subjektů, jejichž osobní údaje Advokátní kancelář shromažďuje a používá zejména v souvislosti s:

  • používáním naších webových stránek https://kastnerpies.cz;
  • poskytnutím naších právních služeb a souvisejících činnosti (např. návštěvou naší kanceláře);
  • spoluprací s naší Advokátní kanceláři;
  • marketingovými sděleními;
  • ochranou oprávněných zájmů Advokátní kanceláře;
  • interakcí s klienty naší Advokátní kanceláře.

3. Definice a právní předpisy

Co si představit pod pojmem osobní údaj podle těchto Zásad? „Osobní údaj“ znamená jakoukoli informaci/údaj, který může být využit k identifikaci Vaší osoby, nebo který Vám lze jakožto k fyzické osobě přiřadit.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s právními předpisy, především se zákonem č. 85/1996 Sb., o advokacii, Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Jakékoli výrazy použité v těchto Zasadách mají stejný význam jako v GDPR.

4. Jak získáváme Vaše osobní údaje

Vaše osobní údaje získáváme primárně přímo od Vás, na základě Vašeho zájmu o sdílení Vaších osobních údajů s naší Advokátní kanceláři, případně pokud nejste naším klientem tak od naších klientů nebo jejich protistran a zástupců.

Vaše osobní údaje také získáváme při výkonu činnosti naší Advokátní kanceláře a od jiných třetích stran, kterou může být veřejný orgán, Váš zaměstnavatel, obchodní partner nebo Vaše osobní údaje můžeme získat i z veřejně dostupných databázi.

5. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Mezi osobní údaje, které naše Advokátní kancelář zpracovává patří zejména, nikoliv však výlučně tyto osobní údaje a kategorie osobních údajů. Pro úplnost bychom chtěli zmínit, že konkrétně vůči Vám nezpracováváme všechny níže uvedené osobní údaje, rozsah zpracování osobních údajů, je specifikován na základě předmětné interakce s Vámi jakožto subjektem osobních údajů.

  • Základní osobní identifikační údaje (např. jméno, titul nebo funkce, Vaše postavení vůči naší Advokátní kanceláři nebo našim klientům);
  • kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, poštovní adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo);
  • platební údaje související s poskytovanou službou (např. údaje o čísle bankovního účtu, údaje o provedených platbách, faktury);
  • osobní údaje zpracovávané v souvislosti s poskytováním právních služeb (např. jméno a příjmení, rodné číslo, údaje o zdravotním stavu, údaje o výši příjmů, údaje o rodinných poměrech, Vaše funkce nebo postavení ve společnosti, která je naším klientem);
  • údaje z návštěvy naších webových stránek (např. cookies, IP adresu, informace o Vašem zařízení);
  • jakékoliv další údaje, které poskytnete za konkrétním účelem zpracování na základě svého vlastního uvážení.

6. Důvody zpracování

Níže bychom Vám rádi blíže popsali hlavní kategorie zpracovávání osobních údajů, jehož rozsah se Váže na účel zpracování, který je popsán v těchto Zásadách.

a) Plnění zákonných povinností

Při poskytování naších služeb jsme povinni plnit povinnosti vyplývající z právních a stavovských předpisů. Z tohoto důvodu jsme povinni pro soulad naší činnosti a řádný výkon naších služeb v souladu se zákonem zpracovávat Vaše osobní údaje.

b) Plnění smluvních povinností

Aby naše Advokátní kancelář byla schopná Vám poskytovat své služby na základě smlouvy, kterou s Vámi uzavřela, musí být oprávněná zpracovávat Vaše osobní údaje. Pro tyto účely, naplnění smyslu a účelu uzavřených smluv, kdy právní titulem zpracování je plnění smlouvy, jsou zpracovávány Vaše osobní údaje primárně v rozsahu základních osobních identifikačních údajů, jak jsou definovány výše v bodě 5 těchto Zásad.

c) Oprávněný zájem naší Advokátní kanceláře neboli správce

Naše Advokátní kancelář, jako každý podnikatelský subjekt, chce vyvíjet svoji činnost efektivně, k tomu abychom tohoto docílili musíme být při výkonu své činnosti chránění. Proto nám musí být umožněno, aby naše služby byly prováděny v souladu s právními předpisy, bylo nám umožněno zabezpečit své jmění, vykonávat potřebnou kontrolu naších činností, provádět marketingovou činnost a starat se o chod Advokátní kanceláře. Z těchto důvodů máme možnost zpracovávat Vaše osobní údaje z důvodu oprávněného zájmu, abychom byly oprávnění domoci se výše uvedeného např. v případě kdy z Vaší strany dojde k porušení závazku, který máte vůči naší Advokátní kanceláři (např. v případě nezaplacení faktury a další.).

d) Souhlas

Advokátní kancelář zpracovává Vaše osobní údaje zásadně z důvodů uvedených výše v bodě 6 písm. a) – c) těchto Zásad, ovšem ve výjimečných případech může nastat, že ke zpracování Vaších osobních údajů dojde na základě Vašeho souhlasu, a to v rozsahu a po dobu stanovenou v předmětném souhlase. Udělený souhlas ovšem můžete kdykoliv odvolat. Chtěli bychom Vás informovat, že odvolání souhlasu nedopadá na zpracování osobních údajů, ke kterému došlo před odvoláním souhlasu.

7. Uchovávání osobních údajů

Naší prioritou je osobní údaje uchovávat jen po dobu nezbytně nutnou, která není delší, než je nutné pro splnění konkrétního účelu zpracování nebo po dobu, která je stanovena v právních předpisech. Za tímto účelem provádíme pravidelné posouzení potřebnosti zpracování určitých osobních údajů, kdy v případě, že dojdeme k závěru, že údaje již nejsou potřebné pro žádný účel, pro který byly v souladu s těmito Zásadami zpracovávány, údaje vymažeme.

8. Sdílení osobních údajů s třetími stranami

Vaše osobní údaje zásadně neposkytujeme jiným komerčním subjektům ani Vaše osobní údaje zpravidla nepředáváme subjektům mimo Advokátní kancelář vyjma subjektů přímo spolupracující s Advokátní kanceláři. Za přímo spolupracující subjekt dle těchto Zásad jsou považování advokáti, kteří mají uzavřenou smlouvu o trvalé spolupráci s Advokátní kanceláři a jejich případní zaměstnanci nebo odborní specialisti jako jsou např. externí poskytovatelé účetních a daňových služeb a externí poskytovatelé IT služeb.

Výše uvedené sdílení jsme zavedli pro docílení možnosti nabídnout Vám co nejlepší služby, při plnění svých závazků a povinností ze smluv. Proto pokud je to účelné, využíváme výše zmíněné odborné specialisty, kteří jsou v postavení třetích stran. Pokud tyto třetí strany zpracovávají osobní údaje, které jim naše Advokátní kancelář předá, stávají se tyto třetí strany ve vztahu k osobním údajům zpracovateli dle GDPR a jako takoví mají povinnost se při zpracování řídit pokyny Advokátní kanceláře a osobní údaje nesmí využít, jakkoliv jinak. Zároveň z důvodu, aby tyto třetí strany dodržely standardy stanovené v těchto Zásadách uzavíráme v případech, kdy je to účelné smlouvu o zpracování osobních údajů, která zaručuje nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady.

Advokátní kancelář může poskytnout Vaše osobní údaje na základě plnění svých zákonných povinností, kdy údaje budou předány veřejným organům, soudům a organům činným v trestním řízení, kdy ovšem toto předání není v rozporu s naší povinností mlčenlivosti. V případě, kdyby k takovému předání mělo dojít, zavazujeme se, že z naší strany dojde k maximálnímu úsilí, abychom Vás předem o takovém poskytnutí osobních údajů informovali.

9. Zabezpečení osobních údajů

Naše Advokátní kancelář používá přiměřená organizační, technická a další opatření pro ochranu osobních údajů, aby zajistila, že osobní údaje, které se nacházejí jak v elektronické, tak tištěné podobě jsou uchovávány bezpečně a chráněny před neoprávněným přístupem, změnou, náhodnou ztrátou, zničením nebo zveřejněním. Naše bezpečnostní opatření jsou podpořena řadou bezpečnostních standardů, procesů a postupů, které pro Vás zavádíme v souladu s nejlepší péči o uživatele. Tato opatření jsou pravidelně kontrolována a testována a v případě potřeby jsou nahrazena novou aktuálnější verzí.

Naše bezpečnostní opatření zahrnuje například to, že údaje jsou ukládány v prostorách s omezeným a kontrolovaným přístupem nebo v elektronických databázích, které jsou zabezpečeny přístupovými právy s individuálními identifikátory, zamezením přístupu v případě několika neúspěšných pokusů o přihlášení či nečinnosti a možnost znovuobnovení uzamčených přístupových identifikátorů. Dále opatření mimo jiné zahrnují zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, pravidelné zálohování a další.

Výše zmíněné bezpečnostní opatření požadujeme i po naších výše definovaných přímo spolupracujících subjektech, kteří zároveň, stejně jako naši zaměstnanci podléhají povinnosti mlčenlivost.

S ohledem na povahu internetové sítě však nemůžeme zcela zaručit zachování absolutní bezpečnosti osobních údajů převáděných prostřednictvím internetu. Při poskytování osobních údajů přes internet Vás vybízíme k opatrnosti. Naše Advokátní kancelář nemůže zaručit, že přístup k Vašim osobním údajům nezíská neoprávněná třetí strana v souvislosti s přenosem Vašich osobních údajů. Když proto poskytujete své osobní údaje přes internet, zvažte výhody a rizika, neboť např. za situace, kdy nás písemně nebudete informovat, že pro předání určitých údajů požadujete přijetí specifických bezpečnostních opatření, použijeme pro předávání těchto údajů obvyklé internetové komunikační služby – primárně e-mailovou komunikaci.

10. Vaše práva

V souladu s GDPR a lokálními právními předpisy na ochranu osobních údajů máte následující práva:

  • Právo na opravu nebo vymazání jakýchkoli nesprávných nebo neúplných osobních údajů, které o Vás Advokátní kancelář uchovává.
  • Právo na přístup k osobním údajům, které o Vás Advokátní kancelář uchovává.
  • Právo vznést v některých případech a z oprávněných důvodů námitky proti zpracování Vašich osobních údajů.
  • Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo souhlas odvolat.
  • Právo v určitých případech na omezení zpracování Vašich osobních údajů.
  • Právo nebýt vystaven automatizovanému rozhodování, jehož cílem je posoudit určité osobní aspekty, které se Vás týkají, jako jsou například analýzy založené na chování.
  • Právo na přenositelnost osobních údajů Vám nebo jinému správci, pokud je to technicky proveditelné, a to v těch případech, kdy jste nám poskytli své osobní údaje s Vaším souhlasem nebo jako součást smlouvy a jsou zpracovány automatizovaně.
  • Právo podat stížnost u svého vnitrostátního dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů nebo uplatnit právo na náhradu způsobené škody. V České republice je příslušným dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů.

Pokud si přejete uplatnit některé své výše zmíněné právo a/nebo získat příslušné informace, můžete nás kontaktovat skrze níže uvedené kontaktní údaje.

V případě, kdy z Vaší strany dojde k požadavku na uplatnění Vaších práv, berte na vědomí, že pro ověření, zda byl předmětný požadavek uskutečněn Vaši osobu, můžeme od Vás požadovat poskytnutí identifikačních informací.

Zároveň bychom Vás chtěli upozornit, že vzhledem k specifičnosti naší činnosti a celkově specifikům právní oblasti, nemusíme některým Vaším požadavkům vyhovět, zejména těm, které se týkají námi obhajovaného právního nároku.

11. Jak nás můžete kontaktovat?

Pokud máte otázky týkající se rozsahu, použití, změny nebo vymazání osobních údajů, které jste nám poskytli, nebo pokud si přejete odvolat svůj případný souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů ze strany naší Advokátní kanceláře, kontaktujte nás prosím ne e-mailovou adresu: info@kastnerpies.cz nebo nám můžete také zaslat dopis na následující adresu:

Kastner & Pieš, advokátní kancelář
International Business Center
Pobřežní 620/3,
186 00 Praha 8
Česká republika

12. Aktualizace těchto Zásad

Tyto Zásady jsou účinné od 1. 4. 2019 a jsou vydány v souladu s GDPR za účelem zajištění informační povinnosti Advokátní kanceláře podle GDPR. Zároveň bychom Vás tímto chtěli upozornit, že tyto Zásady mohou být aktualizována, kdy účinnost změn obsažených v aktualizaci, nastane po zveřejnění předmětné aktualizace na webových stránkách naší Advokátní kanceláře.